Social media hebben onze manier van communiceren en informatie delen veranderd. Social media zijn daardoor een onmisbaar onderdeel geworden van de communicatiemix bij de organisatie van een evenement. Dit artikel geeft je ideeën en tips die kunnen bijdragen aan het succes van jouw evenement.
Verbinden: voor, tijdens en na
Social media zet je voor een optimale beleving en rendement tijdens drie fasen in: voor, tijdens en na het evenement. Het sleutelwoord daarbij is ‘verbinden’: het verbinden van mensen op het thema van jouw evenement. Zo gaat het evenement leven voor de deelnemers. Met behulp van social media kun je rond je evenement een community opbouwen. Door het aanbieden van relevante content stimuleer je interactie met en tussen (potentiële) deelnemers. Zij moeten de informatie interessant vinden, hierover met elkaar willen discussiëren én de content willen delen.
Voor het evenement
In de fase voor het evenement geeft social media je volop mogelijkheden voor promotieactiviteiten. Maak gebruik van tools die online registratie faciliteren, het gemakkelijke maken om informatie te delen via social media en kansen biedt om een community op te bouwen (bijvoorbeeld doordat deelnemers hun persoonlijke profiel kunnen aanmaken). Kijk eens hiervoor naar Eventbrite.com, Pathable.com of ‘What’s On’ via Triqle.eu.
Bepaal welke sociale platformen je gaat inzetten voor je evenement. Zoek je doelgroep op op de plekken waar zij veel komen. Voor de hand ligt het gebruik van Facebook, Twitter en LinkedIn.
Tips voor tijdens deze pre-evenementfase:
Start – afhankelijk van de omvang en frequentie van het evenement – een Facebook Fanpagina.
- Maak een apart Twitter-account aan en publiceer interessante tweets, die het retweeten waard zijn: opmerkingen van sprekers of beursparticipanten, links naar interessante artikelen over het onderwerp van het evenement, gegevens over aanvangstijden of programmasamenstelling.
- Maak een goede, herkenbare #hashtag aan, zodat mensen kunnen gebruiken als ze willen tweeten over het evenement. Als je geen apart Twitter-account naast een reeds (relevant) bestaand account wilt openen, is een #hashtag een goede manier om op relevante informatie over het evenement te kunnen filteren.
- Zorg dat je ook te vinden bent op andere bekende sociale netwerken, zoals Flickr en YouTube. Deze kanalen kun je gebruiken in wisselwerking met de andere social mediakanalen: van je eigen bedrijf of van de deelnemers.
- Leg vooraf stellingen neer, zodat discussies al op gang komen voordat het evenement gestart is. Deze discussies kunnen eventueel verder aandacht krijgen tijdens het evenement.
- Verkondig het evenement via LinkedIn Events of Facebook Events. Zo kunnen mensen aangeven dat ze je naar je evenement komen en zien al hun connecties dit ook.
- Maak gebruik bij de inrichting van je website van Facebook Social Plugins. Hierdoor verbindt je je website met je Facebook pagina. Als een bezoeker een opmerking achterlaten op je site via de Facebook Comments plug in, wordt dit ook gepubliceerd binnen zijn Facebook-netwerk. Dit geeft ruchtbaarheid aan het evenement en nodigt andere mensen uit om ook te reageren.
- Bevorder interactiviteit door vragen te stellen via Facebook Questions.
- Zorg dat de website(pagina) van je evenement alle online buttons en mogelijkheden bevat om informatie te delen: Tweet-knop, ‘like’-knop, E-mail-knop, YouTube-knop, etcetera.
- Maak video’s en foto’s. Publiceer interviews met sprekers, sponsoren en/of overige participanten.
- Leg zelf contact via social media met je (potentiële) deelnemers. Zo weten ze bijvoorbeeld dat je een speciale Facebook Pagina of Twitteraccount hebt waar ze lid van kunnen worden.
- Vraag deelnemers hun profiel goed in te vullen als je gebruik maakt een van de speciale online registratie tools.
- Neem in al je online- en offline-uitingen je #hashtag, speciale website of Facebook Fanpagina op. Dus ook op posters, flyers en programma-overzichten.
- Gebruik QR-codes in je communicatie, indien dit praktisch voordeel biedt aan de deelnemers.
- Maak het mogelijk voor sponsoren om ook een bijdrage te leveren de website van het evenement of op de social media accounts. Maak een fotoalbum aan per sponsor op Facebook. Vraag ze om een link om te nemen naar het evenement in hun (social media) uitingen.
Voorafgaand kun je potentiële bezoekers bij het evenement betrekken door input te vragen voor de programma-samenstelling. Vraag bijvoorbeeld aan het publiek welke spreker ze het liefst willen horen of welke onderwerpen zeker behandeld moeten worden. Maak een blog aan over het evenement en vraag relevante bloggers artikelen te schrijven over de betrokken onderwerpen of vraag een spreker een bijdrage te leveren.
Om de social media-activiteit van je deelnemers vooraf te vergroten, kun je acties en/of wedstrijden van te voren verzinnen. Bijvoorbeeld een retweet-actie waarbij gratis toegangskaart(en) tot evenement te winnen zijn. Of een wedstrijd via Facebook of de website: maak een foto die het beste het onderwerp van het evenement verbeeldt.
Tijdens het evenement
Social media kunnen vanaf de aankomst op het evenement de belevenis van deelnemers verrijken. Bijvoorbeeld door het projecteren van Twitterberichten op schermen met behulp van Twitterfountain.com of Visibletweets.com.
Met behulp van Twitterschermen kunnen deelnemers de interactie met de spreker aangaan, vragen stellen of discussiëren. De kracht van de inzet van social media tijdens een evenement is dat het bereik veel groter is dan de bezoekers van het evenement alleen. Ook geïnteresseerden buiten het evenement kunnen de ontwikkelingen volgen.
Zorg voor onbezorgd social media gebruik tijdens je evenement door het beschikbaar stellen van high speed WiFi. Maak van te voren je evenement aan op Foursquare, zodat deelnemers kunnen ‘inchecken’ bij aankomst. Dit kan natuurlijk ook via Facebook gebeuren. Verbind eventueel aan het inchecken een beloning in de vorm van gratis drankje of presentje.
Andere tips:
- Zorg dat je als organisator voortdurend status updates en tweets uitstuurt.
- Stimuleer deelnemers te reageren via social media kanalen (vraag het in presentaties, zet het in het programmaboekje). Beloon social media-gedrag door een prijs uit te reiken voor de beste tweet van de dag, de mooiste foto van het evenement of vraag deelnemers kort filmpjes of verslagen maken.
- Via een speciaal van te voren gemaakte App, kun je bij een uitgebreid evenement deelnemer in staat stellen een persoonlijke dagindeling te maken. Inclusief mogelijkheden om dit te delen via social media natuurlijk.
- Maak gebruik van live streaming tijdens het evenement, bijvoorbeeld met behulp van ustream.tv.
- Laat een aantal mensen van je organisatie met een Iphone of Ipad op pad gaan en korte impressies van presentaties maken, quotes verzamelen en (video-)interviews met deelnemers houden ter publicatie op social media.
- Maak professionele foto’s die je nu of na het evenement kunt publiceren.
- Zorg dat er een online discussieforum is waar deelnemers tijdens het evenement met elkaar kunnen interacteren.
- Luister tijdens het evenement naar je publiek. Volg bijvoorbeeld berichtgevingen via Hootsuite of Tweetdeck. Zijn er vragen of klachten over een bepaald onderdeel of het eten: reageer naar de betrokken deelnemers en pak de oorzaak van het probleem aan.
Na het evenement
Als iedereen weer naar huis is, is het evenement met behulp van social media toch nog niet afgelopen. Blijf mensen betrekken bij je evenement via social media:
- Vat het evenement samen via een presentatie op Slideshare.
- Stuur iedereen een bedank-e-mail, met een link naar slideshare-presentatie of de foto’s op Flickr of Facebook.
- Maak een video-samenvatting van het evenement voor op YouTube.
- Deel foto’s van de dag.
- Plaats (gedeeltes) van de live stream-opnamen.
- Vraag deelnemers naar hun ervaring en/of beoordelingen. Bij een terugkerend evenement worden niet-deelnemers op deze manier voor de volgende keer geënthousiasmeerd.
- Stel deelnemers voor om met zich met elkaar te verbinden via LinkedIn.
- Blijf de discussie gaande houden over het onderwerp via Facebook of LinkedIn discussiegroepen.
Social media zijn een belangrijk instrument voor de organisatie van een evenement. Het verhoogt de beleving en participatie van deelnemers en geïnteresseerden voor, tijdens en na het evenement. Door de inzet van social media bouw je als organisator aan een waardevolle community en zal het vertrouwen in jouw bedrijf vergroten.
Natuurlijk zijn de bovenstaande mogelijkheden en tips om social media succesvol en creatief in te zetten voor je evenement niet sluitend. Laat je aanvullingen en opmerkingen achter via onderstaande commentaar-functie!
Op naar het volgende succesvolle evenement!
