Gastsprekerschap lijkt op het eerste gezicht misschien eenvoudig, maar als je eenmaal begint met de voorbereiding van een evenement, zul je je snel realiseren dat er veel meer bij komt kijken. Richard van Hooijdonk begint bijvoorbeeld maanden van tevoren met de voorbereiding van grote conferenties. Hij werkt met een toegewijd team om elk aspect van zijn toespraak te plannen – van de inhoud tot de interactie met het publiek – om zo een naadloze levering te garanderen. Net als bij elk ander evenement is een grondige planning essentieel – het helpt je om gefocust te blijven en voorkomt verrassingen op het laatste moment. In deze blogpost nemen we de belangrijkste voorbereidingen met je door die nodig zijn om een gedenkwaardige en stressvrije toespraak te houden.
Je publiek en locatie onderzoeken
We beginnen met het algemene onderzoek van je locatie en het publiek dat je hebt geboekt. Wat weten we erover? En hoe zijn we eerder met dit soort publiek omgegaan? Mocht dit nog onwetend zijn, dan kun je dieper ingaan op het bedrijf of evenement waarvoor je spreekt en je interesse daarop afstemmen. Waar moet je het vooral over hebben en sluit dit aan bij jouw werkterrein en visie?
Denk na over de demografie van je publiek, de voorkennis van publiek dat op hen lijkt of interesses en verwachtingen. Door onderzoek te doen naar je publiek, kun je een ervaring op maat maken en een relevantere en boeiendere presentatie geven als gastspreker.
Enkele tips om te gebruiken
- Verzamel informatie door de organisator van het evenement te vragen.
- Bekijk het evenementmateriaal, zoals flyers, promotie-inhoud en de marketingaspecten.
- Woon vergelijkbare evenementen bij en observeer hoe andere sprekers of mentoren die een vergelijkbaar publiek hebben meegemaakt, werkten en spraken.
- Netwerken met collega’s geeft ook goed geïnformeerde inzichten en je kunt hen om advies vragen.
- Gebruik online tools, zoals sociale media, polls en enquêtes. Deze kunnen worden gebruikt om een beter beeld te krijgen van het publiek waar je specifiek mee werkt.
Als je als gastspreker onderzoek hebt gedaan naar je publiek, kun je je presentatie aanpassen door inclusief taalgebruik toe te voegen, waardoor je presentatie toegankelijk wordt voor iedereen, ongeacht hun achtergrond of begripsniveau. Het benadrukken van de voordelen kan ook waardevol voor hen zijn, en laten we niet vergeten om interacties met het publiek te integreren. Richard van Hooijdonk staat erom bekend dat hij elke presentatie aanpast aan de branche en het publiek. Wanneer hij spreekt voor een cyberbeveiligingsconferentie, zal hij zeer specifieke voorbeelden en terminologie gebruiken, terwijl hij voor een onderwijspubliek zijn toon en inhoud verschuift om meer inspirerend en toekomstgericht te zijn.
Dit kan dus allemaal worden aangepast aan het publiek. Vragen en discussies kunnen ervoor zorgen dat je publiek de dingen die je hebt gezegd beter onthoudt. Door je voorbeelden en analogieën op maat te maken, zal het automatisch meer weerklank vinden bij je publiek.
Je presentatiemateriaal ontwikkelen
Het ontwikkelen van je presentatie is ook een belangrijk onderdeel van spreken in het openbaar en spreken in het algemeen. Met een goede en sterke presentatie maak je naam en faam in de sprekerswereld. Hoe beter de voorbereidingen, hoe beter de presentatie.
De eerste stap bij het ontwikkelen van presentatiemateriaal is altijd het plannen van de presentatie, hoeveel tijd heb je, wanneer is het gepland en wat zijn de details van het presentatie-evenement? Als je al deze vragen kunt beantwoorden, staat de datum vast. De tweede stap hebben we al besproken, namelijk het analyseren van je publiek. Op basis van deze informatie ga je beslissen over de onderwerpen die je gaat bespreken als gastspreker, waar zouden ze in geïnteresseerd zijn en wat kunnen ze nog van mij leren? Denk eenvoudig en pas je aan aan de interesses van je publiek.
Vervolgens moet je het doel van de presentatie bepalen. Wat willen ze leren of welke boodschap wil je overbrengen? Het is altijd het beste om te denken in het belang van je publiek en dit in gedachten te houden tijdens het plannen van het presentatiemateriaal. Als je dit eenmaal voor elkaar hebt, kun je nadenken over de locatie zelf. Als dit al geregeld is, wees dan blij. Zo niet, dan moet je ervoor zorgen dat je de locatie van tevoren controleert. Is de locatie schoon, is het podium veilig en werken alle licht- en geluidssystemen?
Richard van Hooijdonk integreert vaak multimedia in zijn keynotes – video’s, AR en futuristische visuals – om een meeslepende ervaring te creëren. Zijn diavoorstellingen zijn niet alleen informatief, ze zijn ontworpen voor impact, vaak gemaakt door professionele ontwerpers om de futuristische toon van zijn inhoud te versterken. Het testen van de apparatuur maakt ook deel uit van het testen van de locatie als gastspreker, maar in de meeste gevallen wordt dit voor je gedaan. Als alles klaar is, hoef je alleen maar te wachten tot ze je introduceren en het podium is van jou!
Je presentatie oefenen
Zodra het tijd is om als gastspreker op te treden, denk je na over je voorbereidingen. Als die goed genoeg zijn, breng je je boodschap moeiteloos over aan je publiek. Een belangrijk onderdeel van de voorbereiding van een gastspreker evenement is ook het oefenen van je voordracht. Het hardop repeteren van de toespraak wordt ten zeerste aanbevolen, samen met het staan en simuleren van de werkelijke presentatie op de echte locatie.
Met het oefenen van de toespraak bedoelen we ook het oogcontact, pauzes en jezelf de tijd geven om feedback van het publiek te ontvangen. Laat het publiek nadenken, dit betekent pauzeren na een vraag of zin met een controversieel onderwerp. Als je weet hoe je een goede toespraak moet houden, dan weet je hoe belangrijk de manier waarop je spreekt en de toon van je stem op bepaalde momenten is. Oefen deze ook in je gastspreker speech.
Sommigen zeggen dat dit laatste punt misschien wel het allerbelangrijkste is, omdat onderzoek van Albert Mehrabian suggereert dat 55% van een boodschap wordt overgebracht door lichaamstaal, 38% door de toon van de stem en slechts 7% door de eigenlijke woorden die worden uitgesproken. Daarom is lichaamstaal misschien wel het allerbelangrijkste. Neem een goede houding aan, gedraag je extra naar je onderwerp en houd je handen in een natuurlijke positie. Als je slungelig bent of een nerveuze houding hebt, straalt dit af op het publiek en ondermijnt dit je boodschap.
Richard van Hooijdonk oefent elke lezing meerdere keren. Hij oefent niet alleen zijn woorden, maar ook zijn bewegingen en timing – wanneer te pauzeren, wanneer te lopen, wanneer visuals te gebruiken. Hij gebruikt zelfs VR-tools om grote mensenmassa’s te simuleren tijdens de repetities, wat helpt om zijn podiumprésence te verfijnen.
Omgaan met plankenkoorts en zenuwen
Zenuwen zijn normaal, maar zeker beheersbaar! Oefenen en voorbereidingen helpen om een groot deel van de plankenkoorts te overwinnen en zullen de zenuwen uiteindelijk kalmeren. Ervaren of niet, iedereen heeft dit en het is een instinct. Het is ook aan te raden om je te richten op ontspanningstechnieken, omdat die je kunnen helpen bij het overwinnen van podiumangst en je er als een natuurtalent uit laten zien op het podium. Ontspanningstechnieken voor gastsprekers zijn
- Diep ademhalen, langzaam ademhalen kalmeert je zenuwstelsel voor en tijdens de toespraak.
- Positieve zelfpraat, jezelf motiveren en in jezelf geloven is ook belangrijk. Je hebt dit helemaal begrepen; ze wilden tenslotte dat je op hun evenement zou spreken.
- Progressieve spierontspanning geeft je een meer ontspannen uitstraling, zowel op het podium als waardoor je zelfverzekerder overkomt. Je hoeft je niet te haasten met je presentatie en dat moet ook tot uiting komen.
Zelfs iemand met zoveel ervaring als Richard van Hooijdonk geeft toe dat hij wel eens last heeft van zenuwen voordat hij het podium opgaat. Hij gebruikt die energie om zijn focus aan te scherpen en zich authentieker met zijn publiek te verbinden. Ademhalingstechnieken en een korte mindfulness routine voordat hij het podium op stapt, maken deel uit van zijn vaste routine.
De nervositeit omarmen is misschien wel de belangrijkste van allemaal, je kunt niet verwachten dat je voor een grote menigte spreekt en niet nerveus wordt, dit is volkomen normaal en zou ook als zodanig erkend moeten worden. Het laat alleen maar zien dat je om je presentatie geeft, en dat is geen slechte zaak.
