Communicatie is – naast marketing – één van de eerste afdelingen die gebruik maakt van Social Media. Het zijn immers communicatiemiddelen. Zowel voor externe- als interne communicatie zijn Social Media zeer geschikt. Wij zijn tevens van mening dat de (corporate) communicatie afdeling het meest geschikt is om zorg te dragen voor de Social Media strategie en tevens de leiding zal moeten hebben in een te formeren Social Media team.
Netwerkplatformen voor werknemers
Social Media zijn communicatiemiddelen en kunnen daarom een bijdrage leveren aan het realiseren van communicatiedoelstellingen. Dat geldt zowel voor interne als externe communicatie. Social Media kunnen bijdragen tot bijvoorbeeld een betere communicatie tussen afdelingen en werknemers door gebruik te maken van bestaande of speciaal te ontwikkelen netwerkprogramma’s. Door gebruik te maken van dit soort netwerken, wordt de afstand tussen afdelingen en werknemers kleiner. Hierdoor wordt het eenvoudiger om kennis te delen en op de hoogte te zijn van elkaars bezigheden.
Werknemers zijn gewend te communiceren via Social Media
Werknemers zijn bovendien gewend om via Social Media met elkaar te communiceren waar door de drempel om dit ook op het werk te gaan doen lager zal zijn dan bij middelen die ze nog niet kennen en beheersen. Uiteraard kunnen Social Media ook worden ingezet om beter met de buitenwereld te communiceren. Het stelt bedrijven in staat de dialoog aan te gaan met klanten, relaties en andere groepen.
Interne weblogs en Yammer
Speciaal ontwikkelde of reeds bestaande platformen als Facebook, zijn echter niet de enige middelen die de communicatie (zowel intern als extern) kunnen bevorderen en verbeteren. (Interne) weblogs voor onder andere het delen van kennis, microblogdienst Yammer voor het snel en effectief delen van informatie, wiki’s voor de ondersteuning bij projecten of Youtube voor interne opleidingstrajecten of het informeren van het personeel, zijn ook voorbeelden van middelen die het leven van de communicatieprofessional kunnen vergemakkelijken.
(Corporate) PR
Public Relations zal bij veel bedrijven onderdeel uitmaken van de communicatie afdeling. Daarom zullen we hier ook enige woorden wijden aan deze (sub)afdeling. Ook voor PR- aangelegenheden kan gebruik worden gemaakt van Social Media. Met name op het gebied van reputatiemanagement bieden Social Media mogelijkheden. Door te luisteren naar wat er online gezegd wordt over bedrijven, producten, merken of personen, zijn PR-afdelingen veel beter in staat om accuraat te reageren en eventuele problemen en escalaties te voorkomen. De meeste PR afdelingen hebben Social Media inmiddels ontdekt.
De drie stadia van ‘Social PR’:
De mogelijkheden voor PR zijn onder te verdelen in drie verschillende gebieden of stadia:
- Luisteren. Breng in kaart wat er gezegd wordt en wat er speelt.
- Interacteren. Reageer op wat er gezegd wordt.
- Pro-actief sturen. Bespeel de publieke opinie voordat er iets gezegd wordt.
Hierbij zal het luister (monitor) stadium continu plaatsvinden en voorafgaan aan de andere twee stadia. Het is aan de PR-medewerkers om op basis van hun kennis en ervaring een keuze te maken wanneer op te treden en wanneer niet.
Meer mogelijkheden die Social Media de communicatieafdeling biedt:
- Social Media kunnen door communicatieafdelingen onder andere worden ingezet om:
- Medewerkers inhoudelijk te betrekken bij thema’s van het bedrijf of instelling.
- Draagvlak, begrip en eigenaarschap te creëren bij veranderprocessen.
- Medewerkers inhoudelijk te laten interacteren op berichten vanuit de organisatie.
- Het op afstand werken effectiever en beter mogelijk te maken.
- Om de communicatie tussen afdelingen te verbeteren.
- Om de communicatie tussen werknemers te verbeteren.
- Om kennisdeling te bevorderen (digitale ideeënbus).
- Om het beleid van de onderneming met de buitenwereld te delen.
- Om in te spelen op signalen uit de markt.
- Om te reageren op negatieve berichtgeving.
- Om de publieke opinie te beïnvloeden.
- Om te kunnen communiceren met fans, klanten, prospects of relaties.
