- Kies een gastspreker die bij je publiek past
- Bepaal je budget en het hoofddoel van het evenement
- Wat is een goede spreker en hoe vind je er een?
- Doe onderzoek en interview potentiële kandidaten
Het kiezen van een gastspreker is een van de belangrijkste beslissingen die je moet nemen bij het organiseren van je seminar, conferentie, congres of ander evenement. De keuze kan een event maken of breken – en de juiste keuze zorgt ervoor dat bezoekers nog lang over het evenement zullen napraten. De juiste spreker geeft gewicht aan je evenement, trekt meer bezoekers en zorgt ervoor dat je publiek van begin tot eind geëngageerd blijft. De verkeerde keuze kan leiden tot ontevreden bezoekers die niet snel zullen overwegen jouw toekomstige evenementen nog eens bij te wonen. Maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste spreker inhuurt?
Het antwoord op deze vraag ligt voor de hand, maar wordt vaak over het hoofd gezien: planning en voorbereiding. Het organiseren van een evenement omvat een aantal belangrijke overwegingen, waaronder het bepalen van een thema en het kiezen van de juiste locatie, het in kaart brengen van het evenement, een budget bepalen, weten wie je publiek is en ten slotte het boeken van de sprekers. Omdat er veel dingen in overweging genomen moeten worden, is het bovendien belangrijk om jezelf voldoende tijd te geven voor gedegen onderzoek en zoveel mogelijk opties te evalueren voordat je je definitieve keuze maakt. Daarom kun je het best minstens een half jaar van tevoren met je voorbereidingen beginnen.
Kies een gastspreker die bij je publiek past
Mensen maken vaak de fout om een populaire spreker te kiezen in de hoop hun evenement daarmee zoveel mogelijk in de spotlight te zetten en wordt er vaak onvoldoende rekening gehouden met de demografie van het publiek. Het feit dat een bepaalde spreker populair is, met een grote, toegewijde aanhang, maakt hem of haar nog niet per definitie geschikt voor jouw evenement of jouw publiek. Een gastspreker die een hit is bij een bepaalde demografie, kan bij een andere doelgroep de plank volledig misslaan. Een publiek dat voornamelijk uit jonge ondernemers bestaat zal hoogstwaarschijnlijk anders reageren op een dynamische spreker met innovatieve ideeën en een edgy persoonlijkheid dan een publiek van oudere, conservatieve bezoekers. Om ervoor te zorgen dat de spreker die je kiest geschikt is en aan de verwachtingen voldoet, moet je ook zoveel mogelijk te weten komen over de mensen die het evenement bijwonen, zoals leeftijd, geslacht, interesses en de bedrijfstak waarin ze werkzaam zijn. Als je hierover meer informatie hebt verzameld heb je waarschijnlijk een goed beeld van het type gastspreker dat je evenement tot een succes zal maken.
Bepaal je budget en het hoofddoel van het evenement
Een andere belangrijke overweging is uiteraard je budget. Bepaal eerst wat je wilt en kunt besteden en pas je verwachtingen aan dat budget aan. De tarieven van Nederlandse gastsprekers lopen uiteen van €2.000 tot wel €20.000. Echt grote (internationale) sprekers kunnen zelfs €50.000 – €100.000 kosten. Houd er ook rekening mee dat reiskosten en accommodatie hier vaak niet bij inbegrepen zijn. Bovendien hebben sommige sprekers speciale audiovisuele apparatuur nodig, wat ook extra kosten met zich meebrengt. Er wordt vaak gezegd dat je krijgt waar je voor betaalt, maar dat hoeft niet altijd het geval te zijn. Iedereen moet ergens beginnen en misschien kun je een verborgen juweeltje ontdekken, een toekomstige ster die nog niet heel bekend of populair is.
Het is ook belangrijk om het doel en het thema van je evenement duidelijk te definiëren. Wil je je publiek alleen entertainen of wil je je bezoekers misschien opleiden of inspireren? Afhankelijk van wat je met je evenement wilt bereiken zal het type gastspreker ook variëren. Soms is een goed geïnformeerde branche-insider een veel betere keuze dan een beroemde spreker en vice versa. Een duidelijk gedefinieerde doelstelling en thema kunnen je lijst met beschikbare kandidaten verfijnen, waardoor je uiteindelijk een spreker kunt kiezen met de persoonlijkheid, presentatiestijl en content die goed past bij je evenement. Zorg ervoor dat beide partijen van tevoren precies op de hoogte zijn van de verwachtingen – zoals hoe lang de toespraak is en of daarna ook nog een vraag- en antwoordsessie plaatsvindt.
Wat is een goede spreker en hoe vind je er een?
Van een professionele gastspreker wordt verwacht dat hij of zij het publiek vanaf de eerste minuut weet te boeien en te inspireren, een positief toekomstbeeld weet te schetsen en de hoofdthema’s van het evenement kracht weet bij te zetten. De spreker moet bovendien over aanzienlijke expertise en kennis beschikken op het gebied dat relevant is voor jouw evenement, zodat de boodschap met overtuiging overgebracht en het hoofddoel van het evenement bereikt wordt.
Nu je weet waar je op moet letten, is de volgende stap daadwerkelijk op zoek gaan naar iemand die aan jouw criteria voldoet. Daarbij zijn persoonlijke ervaringen of aanbevelingen vaak de beste leidraad. Denk bijvoorbeeld aan evenementen die je zelf hebt bijgewoond en waar je nog weleens aan terugdenkt, met sprekers die je geïnspireerd hebben. Je kunt ook vrienden of medewerkers vragen om iemand aan te bevelen met wie ze in het verleden hebben samengewerkt of waarvan ze een evenement hebben bijgewoond. Ook kun je komende evenementen en conferenties onderzoeken die vergelijkbaar zijn met die van jou en vragen welke sprekers de organisatoren hebben uitgenodigd. Bovendien kun je verschillende boekingsbureaus raadplegen. Hoewel zo’n organisatie vaak wel iets meer kost, is de kans ook groot dat ze je snel aan een spreker kunnen helpen die goed bij je evenement past.
Doe onderzoek en interview potentiële kandidaten
Nu je lijst met potentiële kandidaten korter is geworden is het tijd om onderzoek te doen. Een face-to-face ontmoeting zou ideaal zijn maar je kunt bijvoorbeeld ook YouTubevideo’s van evenementen bekijken om een idee te krijgen of de spreker een goede match is voor jouw event. Neem ook een kijkje op zijn of haar website en onderzoek sociale-mediaprofielen voor meer informatie over de persoonlijkheid, stijl en expertise van de spreker. Gastsprekers met een grote social media-presence kunnen jou ook helpen met het marketen van je evenement en een groter publiek aantrekken. Door middel van een persoonlijk telefoongesprek of een videochat kun je de gastspreker beter leren kennen en de details van je evenement bespreken. Je moet ook de tijd nemen om eventuele referenties op te volgen en contact te leggen met organisatoren van evenementen die in het verleden al eens met hem of haar hebben samengewerkt. Op die manier kun je controleren of ze echt zo professioneel zijn als ze zeggen en onaangename verrassingen voorkomen.
Het succes van een evenement valt of staat veelal met de gastspreker die je inhuurt. Dit is dan ook geen beslissing die je lichtvaardig moet nemen. Voor het vinden van een spreker die past bij je evenement en die goed inspeelt op het publiek is gedegen onderzoek van cruciaal belang. Het moet iemand zijn met veel kennis van en ervaring met het thema van je event. Of het nu een marktleider, een cabaretier of een lokale beroemdheid is, een goede gastspreker kan ervoor zorgen dat je publiek nog lang en met plezier terugdenkt aan je evenement en er met anderen over praat.
