Medewerkers bezitten kennis en hebben nieuwe kennis nodig om zo goed mogelijk te functioneren en te groeien. Social media zijn bij uitstek geschikt om kennis te verspreiden, te delen en te borgen. Dit sluit goed aan bij het streven naar ‘het nieuwe werken’, waarbij mensen niet altijd op kantoor zijn en flexibele werktijden hanteren.
Social media netwerktools
Via interne netwerken, zoals Yammer, kun je op laagdrempelige wijze met je collega’s communiceren. Je kunt opmerkingen maken die voor iedereen bestemd zijn of juist iets voorleggen aan een specifieke groep collega’s. Vervolgens kan er een dialoog ontstaan die zich op het interne netwerk afspeelt. Mensen kunnen eenvoudig en snel reageren op elkaar en iedere bijdrage is meteen voor iedereen zichtbaar. Een belangrijk voordeel ten opzichte van e-mail is dat alle kennis wat over een onderwerp wordt uitgewisseld bij elkaar staat, eenvoudig terug te vinden is en ook later door toekomstige medewerkers te raadplegen is. Zo hoeft men zich niet steeds weer over dezelfde vraagstukken te buigen en hoeven (nieuwe) medewerkers het wiel niet opnieuw uit te vinden: het raadplegen van het interne sociale netwerk zal in veel gevallen volstaan.
Voordelen van social media-netwerktools
De voordelen van een social media-tool binnen je organisatie zijn:
- medewerkers zijn met elkaar verbonden;
- social media is afdelingsoverschrijdend;
- de meest recente kennis is via social media beschikbaar;
- je kunt onverwacht gewenst advies krijgen met betrekking tot de werkzaamheden waarmee je bezig bent;
- je kunt informatie delen op ieder moment dat het je uitkomt, hetzelfde geldt voor het bekijken van de informatie die binnen is gekomen;
- er wordt optimaal gebruik gemaakt van de kennis binnen de organisatie en deze wordt vastgelegd;
- relevantie: je kunt medewerkers, groepen en/of informatie volgen die relevant zijn voor jouw werkzaamheden;
- minder e-mail, maar korte en bondige communicatie via social media.
Besloten groepen op LinkedIn en Facebook
Een intern netwerk heeft als voordeel dat je alle informatie in eigen beheer houdt en deze op je ‘eigen’ server hebt staan. Indien deze overweging om zelf de controle houden niet meespeelt, kun je voor interne communicatie en het delen van kennis ook gebruik maken van afgesloten discussiegroepen op LinkedIn en besloten groepen op Facebook. Samen kunnen medewerkers door middel van co-creatie tot oplossingen van bepaalde problemen komen. Problemen die zowel betrekking kunnen hebben op interne als externe werksituaties en processen.
Aandachtspunten bij de implementatie
Bij het implementeren van een nieuwe social media-tool voor interne communicatie is het verstandig om daar ruimschoots aandacht aan te geven en een promotieplan te maken.
Zoek een paar enthousiaste ambassadeurs
Binnen de organisatie moeten een paar enthousiaste ambassadeurs van het interne social media-systeem medewerkers uitnodigen voor groepen en interne discussies, informatie delen en het goede voorbeeld geven.
Maak ook als management gebruik van het systeem
Je zult pas voordeel van het nieuwe systeem hebben als iedereen er gebruik van maakt. Naast de ambassadeurs moet dus ook het management het goede voorbeeld geven.
Bepaal hoe je relevante informatie opslaat
Maak voor het borgen van kennis afspraken over het opslaan van ‘best practises’, kennis, bevindingen en overige tips en tools. Voor verschillende onderwerpen kun je verschillende discussiegroepen/mappen aanmaken.
Open discussiegroepen via online en social media
Op LinkedIn zijn interessante (open) discussiegroepen te vinden waar professionals samenkomen en discussiëren over onderwerpen die binnen hun branche of vakgebied spelen. Op het gebied van HRM is er bijvoorbeeld HRcommunity Nederland (ca. 20.000 leden). Hier kun je vragen stellen en beantwoorden. Voor medewerkers van je onderneming geldt dat ze kunnen participeren in bepaalde branchegerelateerde discussiegroepen. Door te participeren in groepen leren medewerkers van de antwoorden die ze op hun vragen krijgen, maar ook het zelf beantwoorden van vragen heeft een positief effect. Leden van de groep zien dan de expertise van de medewerker(s) van je organisatie, hetgeen bijdraagt aan een positieve ‘social presence’. Een overzicht van tachtig online netwerken voor recruitment en HR-professionals staat op Personeelslog.nl. Directe link: http://bit.ly/MmGclH
Ambtenaar 2.0 vergadert en deelt online
Een voorbeeld van de overheid om kennis te delen en ideeën uit te wisselen tussen verschillende ambtenaren verspreid over het hele land, is het forum Ambtenaar 2.0 (Ambtenaar20.ning.com). Gemeenten hebben tenslotte vaak te kampen met dezelfde onderwerpen en problematiek. Een ander overheidsforum is Plein Overheid (Pleio.nl). Hier kun je een online vergaderzaal openen om met andere ambtenaren samen te werken, maar ook om burgers en ondernemers te betrekken.
E-learning
Opleidingen volgen en kennis vergaren zijn motivatoren voor je medewerkers. E-learning is een tool waarmee je medewerkers relatief makkelijk en tegen relatief lage kosten hun kennis kan laten verrijken. E-learning kan worden ingezet voor het gebruik van applicaties (van Microsoft Office en Google Drive tot bedrijfsspecifieke software), het bedienen van apparatuur (van kassa’s in de retail tot infuuspompen in de zorg) of voor het ontwikkelen van professionele vaardigheden (bijvoorbeeld hoe je moet omgaan met agressieve patiënten).
Voorbeeld e-learning-modules
Rabobank geeft op haar website ‘boarding-instructies’ voor toekomstige medewerkers. Hier zijn ook de online e-learning modules te zien waar medewerkers aan kunnen deelnemen.
Van e-learning naar ‘WE-learning’
Via (besloten) social media- groepen kunnen medewerkers die een e-learning-training volgen ervaringen, vragen en antwoorden uitwisselen. Sociale netwerken maken van e-learning dan ook een soort ‘WE-learning’: je deelt kennis, bestanden, projecten, klantcases, best practices en andere ervaringen. Video’s (YouTube, Vimeo) en besloten webinars met interne en/of externe experts kunnen ingezet worden om kennis over te dragen en discussies op gang te brengen.
