Een organisatie is zo goed als de kwaliteit van de onderlinge communicatie en de toegankelijkheid van kennis. Efficiënter en effectiever werken gaat hand in hand met beter samenwerken. Onjuiste of niet tijdige informatie zorgt voor ongenoegen en onbegrip. Een goed en snel advies van een collega zorgt voor een betere vervulling van een opdracht en plezier in je werk. Je bent als medewerker afhankelijk van je collega’s en support van het management. Iedereen is een schakel in het geheel. Social collaboration zorgt voor een hogere leercurve, kennisdeling, saamhorigheidsgevoel en zichtbaar leiderschap.
Social collaboration
Voor de steeds vaker gebruikte vakterm social collaboration is geen mooie, Nederlandse vertaling beschikbaar. We houden het daarom in plaats van ‘sociale samenwerking’ op social collaboration als vakterm. Social collaboration is het proces waarbinnen de juiste mensen, met de juiste kennis of informatie, op het juiste moment met elkaar verbonden zijn, zodat de juiste beslissingen genomen kunnen worden.
Interne samenwerking hoog op de agenda van C-level management
Uit de Global IBM CEO Study 2012 blijkt dat social collaboration hoog op de agenda bij CEO’s. Om hun organisatie goed te leiden, onderkennen CEO’s drie kwaliteiten: inspirerend leiderschap, passie voor klanten en het vermogen het C-level management tot een team maken. Deze kwaliteiten sluiten aan bij de drie doelen die CEO’s volgen om klaar te zijn voor de toekomst: het empoweren van medewerkers, het betrekken van klanten en innoveren door het aangaan van partnerships.
CEO’s willen voor het empoweren van medewerkers een open en op samenwerking gerichte cultuur creëren, waarin medewerkers zich met elkaar verbinden en van elkaar leren. 63% van de CEO’s zegt dat een op samenwerkingsgerichte omgeving een van de drie aspecten is die het beste uit de medewerkers haalt. Medewerkers kunnen zich hierin het beste ontplooien en tot innovatieve ideeën komen. Talenten kunnen gemakkelijker ontdekt en behouden worden. 75% zegt dat het vermogen tot samenwerken de belangrijkste eigenschap is die CEO’s in medewerkers zoeken. De andere twee aspecten zijn normen en waarden (65%) en doel en missie (58%).
Social collaboration tools
Social collaboration tools (klik hier voor lijst van voorbeelden) ondersteunen de doelen van CEO’s dus nadrukkelijk op het gebied van leiderschap:
- op ieder moment inzicht in activiteiten, ontwikkelingen, kennisniveau en problemen binnen de organisatie (niet rondbellen naar 10 afdelingshoofden, maar even een scan van de laatste ontwikkelingen in het systeem);
- closing the gap tussen C-level management en medewerkers (je ziet wat er gebeurt in je organisatie en kunt gemakkelijk een complimentje uitdelen of feedback geven. Je kunt direct leiding geven en enthousiastmeren);
- het herkennen en erkennen van talent;
- management by example: goed voorbeeld doet goed volgen.
Social collaboration kan gefaciliteerd worden door losse tools – van Google docs tot MSN messenger – tot Enterprise Social Software (ESS) waarin diverse functies voor samenwerken geïntegreerd zijn. Hierdoor hoeven medewerkers maar één keer in te loggen, om alles te vinden. Dit maakt samenwerken en leiding geven gemakkelijk.
Facebook + Portal + Google in een
Social collaboration tools zorgen voor het nader en gemakkelijk tot elkaar komen van medewerkers. Deze software bevatten onder andere de functies: medewerkersprofielen (met foto, cv en expertisegebieden), statusupdates en activiteitenweergave, verbinden, zoekfuncties, groepen, blogs en wiki’s, deelfunctie documenten, video’s, linken en tags om informatie of conversaties te filteren, mobiele toegang.
Door de ‘Facebookfunctie’ van profielen leer je je collega’s beter kennen en is hun expertise gemakkelijk te vinden zijn ze gemakkelijk toegankelijk. Door deze functie neemt de verbondenheid tussen medewerkers toe. Dit heeft een positief effect op de medewerkerstevredenheid, verloop en ziekteverzuim. De portalfunctie geeft gecategoriseerd en geordend toegang tot informatie binnen de organisatie. Met de ‘Google’-zoekfunctie is deze kennis vindbaar.
Social collaboration maakt het mogelijk om iedere medewerker iedere dag een stukje productiever te worden. Je vindt snel de juiste persoon, je leert sneller hoe je iets moet doen of hoe je snel het juiste antwoord krijgt. Het helpt afdelingsmuren af te breken en effectief en efficient afdelings, regio- en landoverstijgend samen te werken. Conversaties worden vastgelegd in het systeem en kennis en andere nuttige informatie is daardoor niet meer verstopt in afzonderlijke mailboxen. Met Social collaboration is kennis ‘eigendom’ van de community en is gemakkelijk vindbaar. Het wiel wordt niet dubbel uitgevonden en/of werkprocessen gaan sneller.
Productiviteit van medewerkers gaat 20 tot 25% omhoog
Bovenstaande voordelen worden ondersteund door onderzoek door McKinsey Global Institute ‘The social economy: unlocking value and productivity through social technologies’ (juli 2012).
Social media kan de productiviteit van medewerkers 20 tot 25% verhogen door het gebruik van interne communities. Heel veel tijd wordt door medewerkers besteedt aan:
- Het lezen en beantwoorden van e-mail;
- Aanvullende informatie zoeken die nodig is voor het volbrengen van een opdracht;
- Samenwerking en overleg met andere medewerkers om zaken af te stemmen of kennis te vergaren en te delen.
Interne communities, met behulp van social collaboration tools, maken informatie én experts vindbaar en toegankelijk binnen de organisatie.
Kennis die van waarde is voor andere medewerkers zijn niet langer verstopt in e-mailboxen van individuele personen. Kennisdeling wordt ‘social’ in plaats van ‘privé’. Hierdoor wordt content toegankelijk en vindbaar.
De winst social collaboration is het grootst bij kennismedewerkers, die geen eenduidige taak heeft, maar hun vaardigheden gebruiken om data te combineren, te analyseren, problemen te signaleren en vervolgens naar oplossingen en alternatieven te zoeken. De meerwaarde van het systeem hangt dus af het aantal interacties die een medewerker nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Deze interacties kunnen sneller worden uitgevoerd en het aantal verminderd omdat discussies en conversaties openbaar zijn.
In onderstaande video lichten een consultant van McKinsey de bevindingen van het rapport toe:
Databeveiliging
Het voordeel van social collaboration tools is dus dat kennis en conversaties voor iedereen binnen de organisatie (afhankelijk van ingestelde privacy-instellingen) te zien is. Maar wat voor de ogen van medewerkers is bedoeld, moet ook voor de ogen van medewerkers blijven. Het is daarom belangrijk bij het implementeren van een social collaboration tool aandachtig te kijken naar het gewenste niveau van databeveiliging. Wil je op eigen servers of in de cloud werken? Op servers in het buitenland of servers in Nederland? Denk aan de richtlijnen die gelden voor klanten die je bedient, bijvoorbeeld banken die strikte beveiligingsregels hebben voor leveranciers. Heb je nagedacht over ’the Patriot Act’, waarbij het in bijzondere gevallen – op basis van terreurverdenking – mogelijk is dat de Amerikaanse overheid toegang verkrijgt tot data ‘in the cloud’ die draait op Amerikaanse servers? Wat betekent dat voor je organisatie?
Conclusie
Social collaboration betekent dat kennis en conversaties die waardevol zijn voor iedere medewerker niet langer verloren gaan in individuele e-mailboxen en vergaderingen. Met social collaboration tools zijn kennis en expertise vindbaar vastgelegd in een intern sociaal netwerk. Dit verbetert de communicatie en samenwerking tussen medewerkers en de productiviteit en het innoverende vermogen neemt daardoor toe. Dit leidt tot waar je het allemaal uiteindelijk voor doet: een klantervaring die perfect voldoet aan diens verwachting en/of zelfs overstijgt.
Medewerkers zijn het grootste kapitaal van een onderneming. Met social collaboration tools beschikken ze over de middelen om samen te werken, te leren en te innoveren. In een prettige werkomgeving kunnen ze hun werk goed uitvoeren en zich verder ontwikkelen.
Onderzoek wat medewerkers nodig hebben om hun doelen te bereiken. Hoe vaak moeten ze interacteren met elkaar? Missen ze kennis die bij anderen wellicht beschikbaar is? Vraag het ze en check of de functionaliteiten die social collaboration tools bieden ook voor jouw organisatie meerwaarde kunnen bieden. Betrek medewerkers, begeleidt ze tijdens de implementatie en laat als management het goede voorbeeld zien. Zo leidt de implementatie namelijk echt tot meer tevreden medewerkers, gelukkigere klanten, een hogere productiviteit en meer innovatie.
Meer weten over social collaboration ? Onze partner Nexocial biedt gratis een whitepaper aan. Klik hier om naar de downloadpagina te gaan
