De contactloze werkplek: slimme tech-oplossingen brengen ons naar de toekomst

Het kantoor van de toekomst wordt gekwantificeerd: slimme tech-oplossingen zorgen ervoor dat we nieuwe vaardigheden ontwikkelen en optimaal presteren

  • Met immersieve tech kunnen we werknemers efficiënter trainen
  • Vergeet het papierloze kantoor: het contactloze kantoor is ‘the next big thing’
  • Virtuele meetings besparen tijd en zorgen voor meer efficiëntie
  • Webgebaseerde samenwerkingstools helpen bedrijven en werknemers telewerken te omarmen
  • Slimme assistenten voor toekomstgerichte ondernemingen
  • Intelligente werkplekken helpen je slimmer te werken – niet harder
  • Touchless-technologie luidt het kantoor van de toekomst in
  • Desktop-as-a-Service maakt betrouwbare en schaalbare werkomgevingen mogelijk
  • Contactloze werkplekken zijn de digitale ecosystemen van morgen

De wereld maakt een enorme, door technologie aangedreven transformatie door die in elk aspect van onze samenleving veranderingen teweegbrengt. De manier waarop we vroeger werkten en onze bedrijven leidden is totaal anders dan hoe we dat tegenwoordig doen. Als gevolg van opkomende trends – zoals de toenemende afhankelijkheid van innovatieve technologieën – heeft de arbeidsmarkt ook een enorme transformatie ondergaan. En door de snelle digitalisering en de implementatie van de allernieuwste technologieën heeft het personeelsbestand van vandaag een totaal andere opleiding en training gekregen dan de vorige generatie. En degenen die juist niet voldoende zijn opgeleid of getraind om te kunnen voldoen aan de strengere eisen op de arbeidsmarkt zullen nieuwe vaardigheden moeten verwerven.

Het zijn niet alleen de repetitieve taken die worden geautomatiseerd. We zien dat veel andere rollen – zoals die van assistenten en HR-agents – ook steeds vaker worden vervangen door intelligente oplossingen. Het is daarom van cruciaal belang om onze rollen in deze datagestuurde wereld opnieuw onder de loep te nemen en nieuwe skills te leren. Met behulp van nieuwe werkmodellen en nieuwe technologieën zullen onze prestaties op het werk in de toekomst continu gemonitord worden om onze efficiëntie en creativiteit te verbeteren en onze organisaties te helpen groeien.

Met immersieve tech kunnen we werknemers efficiënter trainen

Tot voor kort was het trainen van werknemers omslachtig en tijdrovend. Het moest goed worden gepland en ook beoordelingen waren geen eenvoudige taak. Dankzij technologische vooruitgang zijn trainingsprocessen echter sneller en efficiënter geworden. Immersieve technologieën, waaronder virtual reality (VR), augmented reality (AR) en extended reality (ER), worden door steeds meer werkgevers voor trainingsdoeleinden ingezet. Volgens JFFLabs kan dit soort training nieuwe werknemers helpen hun productiviteit met maar liefst 50 procent te verhogen. En de verwachting is, als gevolg van de toenemende implementatie van AR en VR, dat de waarde van de wereldwijde immersieve technologiemarkt, die virtuele en augmented reality omvat, tegen 2022 met 7,7 procent toegenomen zal zijn en wereldwijd maar liefst $6,3 miljard zal genereren.

STRIVR, een in Californië gevestigd informatietechnologiebedrijf dat gespecialiseerd is in VR en klantervaring, heeft een VR-platform ontwikkeld waarmee bedrijven hun werknemers in een virtuele omgeving kunnen trainen. Het platform combineert VR, educatieve theorie, datawetenschap en ruimtelijk ontwerp om verschillende soorten training aan te bieden, waaronder het aanscherpen van soft skills, gezondheids- en veiligheidstraining en training voor operationele efficiëntie. Het bedrijf biedt professionele diensten om “bedrijven op weg te helpen met zijn software, inclusief strategie en planning, contentproductie en on-site hardwareconfiguratie en -beheer”. De verwachting is dat veel meer bedrijven in de toekomst immersieve technologie gaan gebruiken om het personeel van morgen te trainen en (daarmee) concurrentievoordeel te behalen. Zelfs de US Fire Administration (USFA), onderdeel van de Federal Emergency Management Agency (FEMA) van het US Department of Homeland Security, is zich bewust van de onschatbare waarde van virtuele training. “Als je een trainingsofficier bent die op zoek is naar een praktisch, veilig alternatief voor gevaarlijke live brandscenario’s, kijk dan eens naar virtual reality-training”, zegt een woordvoerder van de USFA.

Vergeet het papierloze kantoor: het contactloze kantoor is ‘the next big thing’

Digitalisering heeft de manier waarop we zaken doen enorm veranderd. We herinneren ons allemaal wel de bureaus met stapels papierwerk, maar gelukkig hebben we nu digitale formulieren en intelligente software. Hiermee kunnen we allerlei gegevens snel analyseren en bruikbare informatie genereren die we eenvoudig met onze collega’s of leidinggevenden kunnen delen. De modernste kantoren zijn tegenwoordig niet alleen uitgerust met intelligente oplossingen, maar ook met contactloze technologie. Een manier om een ​​contactloos kantoor te creëren, is door controle-apps te implementeren waarmee je het aantal contactpunten in een gebouw kunt terugdringen.

Zo heeft het vastgoedbedrijf Cushman & Wakeman recent het ‘Six Feet Office’-concept ontwikkeld, om te laten zien hoe bestaande kantoren kunnen worden omgevormd tot werkruimten waar de social distancingmaatregelen eenvoudig in acht genomen kunnen worden. Het bedrijf gebruikte zijn kantoorruimte in Amsterdam om de layout te demonstreren. “Het gebruik van grote cirkels en andere visuele aanwijzingen op de vloeren (zoals je in ziekenhuizen bijvoorbeeld ziet) zorgen ervoor dat werknemers te allen tijde 1,5 meter afstand kunnen houden”. De verwachting is dat we in de toekomst steeds meer vergelijkbare oplossingen zullen implementeren om werknemers zowel tijdens als na de coronacrisis een veilige werkruimte te bieden.

Virtuele meetings besparen tijd en zorgen voor meer efficiëntie

Telewerken is een van de vele opkomende – en zo te zien blijvende – trends. Er zijn allerlei uiteenlopende redenen waarom mensen liever thuis werken. Je hoeft bijvoorbeeld niet meer deel te nemen aan het woon-werkverkeer dat er – afhankelijk van waar je woont – toe kan leiden dat je soms uren onderweg bent. Zelfs voor een werkoverleg hoef je niet meer naar kantoor. Het organiseren en bijwonen van een vergadering is dankzij technologie namelijk nog nooit zo eenvoudig geweest. Bovendien zijn er talloze platforms om uit te kiezen.

Kirstin Ferguson, adjunct-professor aan de QUT School of Business, is van mening dat virtuele meetings, vergeleken met traditionele vergaderingen, zelfs productiever en efficiënter zijn. “Bij een goed georganiseerde virtuele meeting is de agenda van tevoren naar de deelnemers verzonden, hebben de deelnemers zich kunnen voorbereiden en begint en eindigt de bijeenkomst op tijd. De regels van virtuele vergaderingen – zoals ‘mute’ activeren als je niet aan het woord bent, vragen stellen in de chatfunctie, je hand opsteken om aan te geven dat je wilt spreken, tijd reserveren voor pauzes en een voorzitter die het gesprek in goede banen leidt – zorgen allemaal voor een effectieve vergadering waar snel beslissingen worden genomen en tijd wordt bespaard”. Hoewel sommige aspecten van de manier waarop we tien jaar geleden werkten toentertijd prima leken, maakt 94 procent van de bedrijven inmiddels gebruik van videoconferentietools – en deze blijken veel efficiënter te zijn. Maar liefst 75 procent van de leidinggevenden voorspelt dat conference calls zullen plaatsmaken voor virtuele vergaderingen. En aangezien maar liefst 89 procent van de werknemers beweert “dat videoconferenties de tijd verkorten die nodig is om projecten te voltooien”, zal deze trend naar verwachting ook in de toekomst zeker doorzetten.

Webgebaseerde samenwerkingstools helpen bedrijven en werknemers telewerken te omarmen

Samenwerking en transparantie vormen de basis van elk succesvol bedrijf en in dit digitale tijdperk hebben bedrijven toegang tot een groot aantal webgebaseerde tools die dit mogelijk maken. De omvang van de wereldwijde softwaremarkt voor teamsamenwerking werd in 2019 geschat op $9,5 miljard en zal in 2027 naar verwachting met een samengesteld jaarlijks groeipercentage (CAGR) van 12,7 procent zijn toegenomen. De meeste bedrijven hebben het telewerken-model inmiddels omarmd. Om op het hoogste niveau te functioneren en virtuele teams te kunnen managen die vanuit huis werken, moeten bedrijven echter tools kiezen die niet alleen voor een goede samenwerking en transparantie zorgen, maar werknemers ook helpen de productiviteit te verhogen. Een van die tools is ontwikkeld door het in San Francisco gevestigde Nectar. Met het platform van dit bedrijf kun je als organisatie “eenvoudige, gestandaardiseerde manieren creëren om bijvoorbeeld bonussen of andere blijken van waardering toe te kennen of wellness-challenges te organiseren – en allemaal binnen het budget”. Voor samenwerking tussen en binnen internationale teams is de sociale ontwikkel-omgeving Codepen ideaal. Dit platform “stelt ontwikkelaars in staat hun werk te delen, de code van andere ontwikkelaars te bekijken en samen te werken”.

Slimme assistenten voor toekomstgerichte ondernemingen

Van Alexa en Siri tot Cortana en Google Assistant – chatbots gebruiken we al geruime tijd. Ze kunnen ons nieuwsupdates of de weersvoorspelling laten horen maar bijvoorbeeld ook muziek voor ons afspelen. Ook bedrijven maken steeds vaker gebruik van dit soort virtuele assistenten. Uit de laatste schattingen blijkt zelfs dat de wereldwijde chatbotmarkt tegen 2027 naar verwachting een waarde van $3,39 miljard zal bereiken, met een samengestelde jaarlijkse groei (CAGR) van 27,3 procent. De belangrijkste factoren voor deze groei zijn onder meer de integratie van chatbots met social media en de noodzaak om de klantervaring te verbeteren. Als gevolg hiervan zien we dat veel bedrijven KI-assistenten implementeren die –  zelfstandig en zonder enige menselijke hulp – verschillende taken kunnen uitvoeren. En klanten zijn meer dan tevreden over hun dienstverlening. Zo kunnen taxateurs nu bijvoorbeeld contactloze schattingen maken van (auto)schade. Een chatbot voor virtuele taxaties maakt bijvoorbeeld gebruik van op foto’s gebaseerde schattingen zodat claims veiliger en sneller afgehandeld kunnen worden. Beoordelingen worden snel en effectief uitgevoerd, “zonder dat de bestuurder naar de reparateur hoeft te gaan en van dichtbij met een taxateur hoeft te communiceren”.

Intelligente werkplekken helpen je slimmer te werken – niet harder

In veel sectoren behoort de traditionele 9-5-baan steeds meer tot het verleden, net als de minuscule kantoorhokjes van weleer. Uit een recente studie blijkt dat maar liefst 51 procent van de werknemers het op prijs zou stellen als hun bedrijf flexibelere werkmogelijkheden zou bieden, zoals telewerken en de mogelijkheid om buiten de reguliere kantooruren te werken. Om aan de behoeften van het millenniumpersoneel tegemoet te komen, moeten organisaties “werknemers hun eigen werkstijl laten kiezen, aangezien dit de retentiepercentages met meer dan 10 procent zal verhogen”, aldus onderzoeksfirma Gartner. Dit houdt in dat hun werkruimte echt intelligent moet zijn, uitgerust met de allernieuwste technologieën voor verschillende platforms, slimme assistenten en tools die samenwerking bevorderen. Ook architecten zijn zich bewust van deze nieuwe trend. “Bureaus zijn in de loop der jaren gekrompen, van 1,8 meter naar 1,6 meter, tot nu 1,4 meter en minder, maar ik denk dat we daar een omkering van zullen zien, omdat mensen niet zo dicht bij elkaar willen zitten”, aldus Arjun Kaicker, hoofd analytics en inzichten bij Zaha Hadid Architects (ZHA).

Touchless-technologie luidt het kantoor van de toekomst in

Het Internet of Things (IoT) en slimme technologie hebben de manier waarop we onze kantoren runnen en op het werk presteren inmiddels volledig veranderd. Maar om nog productiever en efficiënter te zijn en ons daarnaast aan de social distancingregels te kunnen houden hebben we intelligentere oplossingen nodig, zoals contactloze technologie. “We zullen onze kantoren moeten herconfigureren, zodat ze dé plek worden voor samenwerking”, benadrukt Matthew Marson, hoofd smart places bij management- en adviesbureau WSP Global. “Als we minder trips maken naar kantoor en die trips zijn alleen om samen te werken, dan moet ons ruimtemanagement op de schop”. Steeds meer bedrijven zijn begonnen met het implementeren van contactloze technologieën. Het nieuwe hoofdkantoor dat door Zaha Hadid Architects voor afvalbeheerbedrijf Bee’ah in Sharjah in de Verenigde Arabische Emiraten ontworpen wordt, is bijvoorbeeld een uitstekend voorbeeld van de slimme en contactloze werkruimte van de toekomst. Het gebouw beschikt over ‘contactloze gangen’ waar werknemers niets hoeven aan te raken want de deuren zijn uitgerust met bewegingssensoren en gezichtsherkenningstechnologie. Een lift en zelfs een kopje koffie kun je via je smartphone bestellen.

Desktop-as-a-Service maakt betrouwbare en schaalbare werkomgevingen mogelijk

Naar schatting werkt bijna 40 procent van de werknemers in de EU vanuit huis. En het ziet ernaar uit dat dit percentage alleen maar zal toenemen. Bedrijven zijn zich ervan bewust dat ze op deze manier ook de beste krachten kunnen aantrekken, ongeacht waar in de wereld deze zich bevinden. Bovendien zien werknemers nu dat tijd en geld verspillen aan woon-werkverkeer eigenlijk onnodig is. Met een Desktop-as-a-Service (DaaS)-infrastructuur kunnen alle werknemers gebruikmaken van een ​​virtuele desktop. Dit zorgt niet alleen voor kostenbesparingen op het gebied van nieuwe hardware, maar maakt ook de introductie mogelijk van “meer apparaten zonder de beveiligingsrisico’s te vergroten, omdat er geen gegevens naar eindapparaten worden gekopieerd”.

Morris Tabush, president van de Tabush Group, een VDI-provider voor kleine tot middelgrote bedrijven, heeft zijn eigen DaaS-platform uitgerold en geconstateerd dat het platform lokale, fysieke computers op het gebied van snelheid overtreft. “We bouwen en runnen ons eigen Boxtop DaaS-platform. We hebben bovendien onze eigen cloudinfrastructuur en gebruiken VMWare Horizon View als het belangrijkste ingrediënt voor het beheren en leveren van volledige persistente Windows-desktops (Server 2016 in ‘desktop-modus’). We maken geen gebruik van openbare cloudbronnen. Ons doel was vanaf het begin om ons DaaS-platform net zo snel of eigenlijk sneller te maken dan een lokale pc, zodat mensen geen last hebben van de vertraging die je hebt bij de cloud, Remote Desktop Protocol (RDP) of LogMe, of de problemen die men ervaart tijdens een traditionele Citrix-sessie”.

Cloudgebaseerde tools helpen bij het bouwen van de toekomst

Het aantal bedrijven waarvan de personeelsleden telewerken is gestegen tot maar liefst 88 procent. Sterker nog, 90 procent van deze werknemers is bovendien van plan om in de post-pandemische wereld op afstand te blijven werken. Om optimaal te kunnen telewerken zijn er allerlei cloudgebaseerde tools die werknemers en bedrijven helpen met het stroomlijnen van hun werklast. Verschillende voordelen van cloud computing zijn bijvoorbeeld de gemakkelijke toegang tot informatie en de mogelijkheid om met meerdere gebruikers aan hetzelfde digitale bestand te werken. De tools kunnen bovendien overal waar je maar wilt werken worden gebruikt, je gegevens worden op één centrale plek opgeslagen en het is kosteneffectief. Hoewel cloudserviceproviders de beste beveiligingsstandaarden hanteren, maakt het opslaan van bestanden op externe serviceproviders je ook kwetsbaar, vooral als het gaat om gevoelige gegevens. Het is belangrijk om alle risicoscenario’s zorgvuldig af te wegen en ervoor te zorgen dat je gegevens te allen tijde goed beveiligd zijn.

Contactloze werkplekken zijn de digitale ecosystemen van morgen

Digitale technologie verandert bijna elk aspect van ons leven – en ook onze werkplekken. Het kantoor van de toekomst zal enorm verschillen van wat we vandaag gewend zijn. Alles wat we doen is binnenkort kwantificeerbaar en slimme technologieën en wearables zullen allemaal deel uitmaken van de datagestuurde digitale ecosystemen van de toekomst. De telewerken-trend die tijdens de pandemie een vlucht nam zal zelfs lang nadat de coronacrisis is verdwenen ongetwijfeld blijven doorzetten. Dankzij technologie zijn we nu meer verbonden dan ooit. En nu hyperintelligente oplossingen steeds meer binnen handbereik komen, bestaat er geen twijfel dat het ‘tech-powered‘ personeel van morgen organisaties en bedrijven tot ver in de toekomst zal helpen floreren.

Dit blog is geschreven door Richard van Hooijdonk

Dit blog is geschreven door Richard van Hooijdonk

Trendwatcher, futurist en internationaal topspreker Richard Van Hooijdonk neemt je mee naar een inspirerende toekomst die leven, werken en ondernemen drastisch gaat veranderen.

Alle Lezingen