Het succesvol inzetten van social media betekent doorgaans het bewerkstelligen van een cultuuromslag en herstructurering van de organisatie. Om je social HRM-strategie goed te kunnen implementeren, moet je eerst alle (vernieuwde) processen in kaart hebben, procedures opstellen en rollen, functies en verantwoordelijkheden goed beleggen.
Stel een social media policy op
Om te laten weten wat je als organisatie van je medewerkers verwacht die via externe online en social media naar buiten treden, stel je een social media policy op. Dit is een document waarin afspraken staan over hoe je als medewerker en organisatie omgaat met social media. Dit betreft zowel social media-accounts in beheer van de organisatie als de privé accounts van medewerkers, zoals Facebook en Twitter. Daarnaast kun je in de social media policy beschrijven in welke mate de organisatie het gebruik van social media stimuleert. De social media policy maakt onderdeel uit van het complete communicatiebeleid.
Het introduceren van het nieuwe beleid
Om de afspraken rondom het gebruik van social media bij je medewerkers te introduceren, kun je bijvoorbeeld gebruik maken van video. Daarin kun je het beleid in hoofdlijnen weergeven. Een dergelijke video kun je gemakkelijk delen via (interne) social media. Ter inspiratie: de video van Deloitte is online voor iedereen toegankelijk.
Faciliteren
Naast het nemen van organisatorische maatregelen, moeten de juiste middelen aan de organisatie beschikbaar worden gesteld. Tijd, mankracht en budget moeten worden vrijgemaakt voor nieuwe tools, applicaties, ICT-infrastructuur en eventuele training om nieuwe werkwijzen te realiseren.
Randvoorwaarden
Let op: social media inzetten is niet zomaar een succes. Je moet het gebruik goed blijven monitoren en je ‘community van medewerkers’ blijven activeren. Randvoorwaarden zijn, onder andere:
- Draagvlak onder het management en zelf het goede voorbeeld geven
- Vertrouwen in medewerkers: geef je medewerkers de vrijheid en verantwoordelijkheid om met social media aan de slag te gaan.
- Open cultuur, transparantie, bereidheid tot delen: is hiervoor een gedragsverandering nodig? Maak dan een plan van aanpak en hou rekening met je wensen bij het aannemen van nieuwe medewerkers.
- Aanwezigheid van ambassadeurs: het implementeren van social media in interne en externe communicatieprocessen is een verandertraject. Je hebt enthousiaste voortrekkers in de organisatie nodig om de implementatie een succes te maken.
- Realistische doelen en termijnen: de resultaten van de inzet van social media zijn niet direct zichtbaar. Geef de organisatie tijd om te veranderen en resultaten te oogsten.
Wat levert het investeren in social media op?
Door te investeren in social media zullen er bij efficiënt en effectief gebruik kosten bespaard worden op werving. Je trekt gemakkelijk talentvolle en goede medewerkers naar je toe.
Medewerkers behouden
Het vervangen van vertrekkende medewerkers brengt wervingskosten met zich mee, maar ook omzetderving omdat je ervaring mist die je nodig hebt om te kunnen presteren voor klanten. Het behoud van je medewerkers door een social HRM-beleid is daarom een groot voordeel.
Bijkomende voordelen
Een hoge medewerkerstevredenheid is toch een van de belangrijkste doelen van HRM en een van de succesfactoren voor een hoge aantrekkelijkheid van je organisatie. Een hogere productiviteit en minder ziekteverzuim die daarmee gepaard gaan, in samenhang met de efficiencyslag die je met social media maakt, zijn bijkomende belangrijke voordelen.
Image source: Gil C / Shutterstock.com
